Hoe gaat Buro Schuite om met de AVG en uw privacy?
Een assessment of coachingstraject is all about die ene persoon. In ons vak hebben dagelijks te maken met privacy. Uiteraard gingen we daar altijd al zeer zorgvuldig mee om. Vanaf 25 mei 2018 is echter de nieuwe privacywet van kracht en dat heeft ook voor Buro Schuite de nodige gevolgen.
De wet is erop gericht dat er voorzichtiger wordt omgegaan met de manier waarop persoonsgegevens worden verkregen, hoe het gebruik van gegevens wordt geregistreerd en hoe gegevens worden beveiligd. We zouden kunnen zeggen dat dit vanzelfsprekend is, maar niets is minder waar. Via deze weg leggen wij u graag uit hoe wij hiermee omgaan, welke wijzigingen we inmiddels hebben doorgevoerd, wat wij de komende tijd zullen wijzigen en natuurlijk: welke gevolgen heeft dit voor u.
In de praktijk houdt het in dat uw organisatie volgens de AVG ‘verantwoordelijke’ is. Buro Schuite is volgens de AVG daarentegen ‘Verwerker’. Dit heeft ermee te maken dat wij namens u gegevens in onze systemen verwerken. Met de vernieuwde inrichting van onze systemen, conform AVG-richtlijnen, proberen wij u zoveel mogelijk te ontzorgen. Hieronder zullen wij aangeven wat dit voor u betekent en hoe Buro Schuite daarmee omgaat.
‘De reden waarom wij gegevens vastleggen, moet helder zijn. Betrokkenen moeten actief en ondubbelzinnig toestemming geven voor deze vastlegging’
Onze procedures zullen er vanaf 25 mei anders uitzien. In de uitnodiging naar kandidaten vragen wij actief om toestemming voor het opslaan en delen van hun gegevens en testresultaten met de uitvoerend psycholoog.
’Betrokkenen hebben meer rechten, o.a. inzage, wijzigen, overdragen en verwijderen’
Het systeem waarmee wij werken is zo ingericht dat organisatiebeheerders de inzage, wijziging, overdracht en het verwijderen van gegevens eenvoudig kunnen realiseren. Conform de wettelijke bewaartermijn voor persoonsgegevens, zullen wij persoonlijke gegevens en testresultaten een jaar bewaren. Treden de kandidaten niet in dienst, dan bewaren wij deze maximaal 1 maand.
’Alles wat wij doen met persoonsgegevens moet aantoonbaar vastgelegd zijn’
In het privacy statement van Buro Schuite leggen wij uit welke gegevens er worden vastgelegd.
• Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
• Verwerking van uw persoonsgegevens is beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Wij vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen, zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Wij zijn op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegeven en willen u hierop wijzen en deze respecteren.
‘Wij mogen alleen gegevens vastleggen en bewaren die te verantwoorden zijn’
In het privacy statement vindt u de gegevens die wij verwerken. Wanneer u binnen uw organisatie ook in andere systemen gegevens bewaart, dient u dit zelf te beschrijven en vast te leggen.
‘Wanneer externe partijen persoonsgegevens verwerken waar wij verantwoordelijk voor zijn moet dat worden vastgelegd in een overeenkomst’
In het kader van dit vereiste heeft Buro Schuite een werkbeschrijving opgesteld waarin beschreven staat hoe, waar en hoe lang persoonsgegevens bewaard worden. Deze werkbeschrijving is op 25 mei bekend bij alle personen die werken bij Buro Schuite.
Hopelijk is het helder dat wij met de grootste zorg en respect omgaan met ieders privacy. Niet alleen door komst van de AVG, maar te allen tijde. Heeft u naar aanleiding van deze uitleg nog vragen? Neem in dat geval gerust contact met ons op!