Een blog over het aan boord houden van zorgpersoneel
Ken je dat: dat je je huis aan het warm stoken bent om er ’s avonds achter te komen dat boven alle ramen openstaan? Of dat er een GRATIS lot op de deurmat ligt om daarna te ontdekken dat je daarvoor wel eerst een maandelijks betalend abonnement moet afsluiten. Datzelfde gebeurt nu op de arbeidsmarkt. Je haalt opgelucht adem als je recruiter je vertelt dat er drie kandidaten op gesprek willen komen. Nog mooier: de gesprekken met HR en de lijn verlopen goed en je schouders zakken nog een paar centimeter verder naar beneden. Het moment dat er niet één, maar twee contracten worden ondertekend voelt alsof je na een lange dag in een schuimend warm bad zakt. Missie geslaagd: je kan eindelijk ontspannen.
Ja, dat had je gedacht.
Nog geen drie maanden later sta je diezelfde kandidaten namelijk alweer uit te zwaaien. Aargh! En dat is niet alleen frustrerend voor jou als leidinggevende, maar ook voor HR die weer helemaal opnieuw kan beginnen met werven, en voor je team dat al te lang te zwaar wordt belast. Een schrale troost: we doen bij Buro Schuite veel assessments in de zorg en dit gebeurt regelmatig.
Wat is hier nou eigenlijk aan de hand?
De redenen die kandidaten aanvoeren voor hun vertrek zijn uniform in al hun diversiteit: de doelgroep (ouderen, jongeren, verstandelijk beperkten, noem maar op) valt toch tegen, de locatie is te druk, te afgelegen, te groot of te klein, of de cultuur is niet wat hij/zij ervan had verwacht. Wat de reden ook is die wordt opgevoerd, er is vrijwel altijd één reden die in hoge mate meespeelt: de onboarding is vanwege de werkdruk niet van de grond gekomen zoals beloofd. Een ervaren professional die uit een vergelijkbare werkomgeving komt, redt zich daar wel mee. Een kandidaat die in een nieuwe doelgroep of in een nieuw vakgebied stapt – en zulke kandidaten tref je veel momenteel − voelt zich wegzinken in onbekend water. Deze Hello and Goodbye-beweging is een interessante businesscase met een niet zo florissante uitkomst. Het is de hoogste tijd om de ramen bijtijds dicht te doen, het gratis lot op de mat te laten liggen en je kandidaten aan boord te houden. Hoe? We geven je enkele suggesties.
Zo zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers goed landen én blijven:
Het geheim zit ‘m in de onboardingprocedure en dan met name in de kwaliteit ervan. Medewerkers voelen zich meer gezien, beter gehoord en beter begeleid met een onboarding die bestaat uit een mix van interne en externe begeleiding. We lichten beide vormen van begeleiding hieronder toe. De interne begeleiding Een ultrakorte onboarding bestaat uit drie interne gesprekken: je voert het sollicitatiegesprek, je komt bij elkaar om het contract te tekenen en je neemt je nieuwe werknemer op zijn eerste werkdag bij de arm voor een kennismakingsrondje door de organisatie. Laat het daar niet bij.
• Wijs een buddy aan bij wie je werknemer zijn zorgen en twijfels kwijt kan zodat hij daar niet mee blijft rondlopen.
• Plan na de contractondertekeningen alvast momenten in waarop je met elkaar om tafel gaat zitten om te vragen naar de eerste werkervaringen en bespreek hoe jullie de zaken oppakken waar hij/zij tegenaan loopt.
• Spice up de teamgeest. Goed landen in een organisatie is teamwerk. Heb je een team met een ijzersterke binding? Verzeker jezelf ervan dat ze openstaan voor ‘die nieuwe’ en laat hen weten dat zij een belangrijke rol spelen in het aan boord houden van hem of haar.
• Normaliseer als leidinggevende dat twijfels gedeeld worden in plaats van onder het tapijt geschoven. Zet het bijvoorbeeld op de vergaderagenda: wat gaat goed en waar heb je ondersteuning bij nodig, niet inhoudelijk, maar procesmatig. En: waar zou je meer over willen weten om je werk beter uit te kunnen voeren? De externe begeleiding Externe begeleiding zorgt voor een onafhankelijke blik op de zaak. Die begeleiding kun je zo uitgebreid maken als je zelf wil.
• Laat je nieuwe werknemer bijvoorbeeld een ontwikkelassessment doorlopen. Het assessmentrapport nodigt uit om met elkaar in gesprek te gaan over hoe het gaat, acties uit te zetten en een vervolgafspraak te maken.
• Een uitgebreidere variant is het ontwikkelassesment-plus. Je vult het ontwikkelassessment dan aan met twee coachingsgesprekken. Desgewenst plannen we daarna een derde gesprek met medewerker, assessment psycholoog en manager om de transfer naar de praktijk te borgen. Een coachingsgesprek met een onafhankelijk iemand is met name krachtig omdat nieuwe werknemers buiten de werksetting worden bevraagd op hun eerste ervaringen. Ze spreken zich daardoor eerder en vrijer uit over knelpunten en maken opmerkingen als: “Ik vind de materie lastiger dan ik had verwacht.” en “Het is nog wel even zoeken met die doelgroep.” Dergelijke spanningen uitspreken en er feedback op krijgen, brengt gelijk wat rust. En als werkgever kun je dergelijke aandachtspunten direct oppakken. Diverse opdrachtgevers gebruiken het ontwikkelassessment-plus al als onboardingtraject.
Bovenstaande onboardingprocedure – met een mooie mix van interne en externe begeleiding – is zinvol voor elke nieuwe werknemer. Maar voor mensen wiens profiel niet 100% aansluit op de functie, zijn ze een life saver. Ze zorgt ervoor dat onverwachte knelpunten zich niet onderhuids ophopen en al na enkele weken of maanden leiden tot een ontslagbrief. Voor jouzelf is een goede onboarding trouwens ook een winstpakker, want ze stellen je in staat om de arbeidsmarkt een beetje op te rekken met net-afgestudeerden of zij-instromers die na drie maanden enthousiast besluiten te blijven. Zij blij, je team blij en jij blij.
Wij zijn Buro Schuite