Tips om intern te schuiven met rollen en taken
Het einde van het mondiale grondstoffenprobleem is voorlopig nog niet in zicht. Niet alleen in de maakindustrie, maar ook op de werkvloer. Nieuw personeel is nauwelijks te vinden, terwijl de nood hoog is. Die nood komt deels door ziekteverzuim. Veel collega’s zijn gelukkig na een week weer terug in het zadel, maar sommigen blijven langdurig ziek. Het valt ons op dat het dan vaak gaat om mensen in de stafdiensten, zoals communicatie en HR. Dat zij zich een slag in de rondte hebben gewerkt in de afgelopen jaren, zal ongetwijfeld meespelen. Hoe dan ook: je hebt handen te kort en soms lijkt het alsof je hijgend achter je eigen staart aanrent. De hoogste tijd om eens wat nieuws te proberen zodat er weer wat meer lucht komt op de werkvloer. Hoe? Door eens met een frisse blik te kijken naar wat je precies in huis hebt aan kennis, kunde en onvermoede talenten.
Wanneer je dat scherp op je netvlies hebt, is de verlichting nabij.
Je kunt je hele afdeling laten doorlichten door Buro Schuite, maar er zijn ook manieren denkbaar die je zelf kunt toepassen.
Stap 1 | Speel met ontwikkeling.
We doen dat veel te weinig. We blijven in een bepaalde rol zitten en daarmee ook in een bepaald patroon hangen. Maar bij druk en spanning is het belangrijk de creativiteit te prikkelen om tot nieuwe oplossingen en nieuwe energie te komen. Dat doe je door samen te gaan zitten en bijvoorbeeld het Kernkwadrantenspel te spelen. Daarmee dicht je elkaar kwaliteiten toe en daar zitten nogal eens kwaliteiten tussen waarvan de ander niet eens wist dat-ie ze had, ongeacht hoe lang diegene al meedraait in het arbeidsproces. Een dergelijk spel weekt je los van de geijkte rollen en taken die al snel leiden tot quick fixes. Door een dergelijk spel te spelen kom je eerder tot frisse ideeën en oplossingen die ook op de lange termijn werken.
Stap 2 | Ga eens kaarten met elkaar of druk de shuffle-knop in.
En dat bedoelen we letterlijk: schrijf de taken in je bedrijf of op je afdeling stuk voor stuk op een kaartje. Wees daarbij precies. Ga vervolgens met je team om die tafel met kaartjes staan en stel ieder van hen de vraag: welke rol of taken lijken jou nog meer interessant, naast wat je nu doet? Wellicht lijkt het de secretaresse leuk om bij nieuwe klanten de eerste verkennende intakevragen te stellen. Een vakinhoudelijke werkkracht voert dan daarna het verdiepende vervolggesprek.
Het overnemen van een taak hoeft overigens niet structureel te zijn, het kan ook gaan om een tijdelijke verschuiving van taken. Zo wil Sanne best het verbeterproces de komende drie maanden van Wouter overnemen zodat bij hem de druk eraf is. Het migratieproject van Sanne kan namelijk prima even in de wachtkamer. Door af en toe de shuffle-knop in te drukken, en kritisch te kijken naar de dingen die je doet, haal je de spanning eraf.
En dan? Ga doen.
Bij het herverdelen van taken, gaat het niet om complete functieveranderingen en salarisaanpassingen. Besluit de komende maand het werk op een andere manier in te richten en kijk of het bevalt. Kortom: zet die creatieve rechterhersenhelft maar eens aan het werk en sleur jezelf weg van ingesleten sporen en patronen die alleen maar leiden tot snelle oplossingen. Dat voelt wellicht wat ongemakkelijk, want je hebt nú een oplossing nodig. Maar het hele idee achter deze oefeningen is dat je in relatief korte tijd nieuwe oplossingen bedenkt en uitprobeert die je op de lange termijn opluchting én meer werkplezier opleveren. Succes!
Wij zijn Buro Schuite